Amikor a szervezet a működése során valamilyen szolgáltatást végez (pl.: szervez egy képzést), vagy valamilyen termékét értékesíti (pl.: egy kiadványt értékesít), erről a tevékenységéről számlát köteles kibocsátani. Abban az esetben is, ha ezt közhasznú vagy cél szerinti tevékenysége során végzi, nem csupán vállalkozási tevékenység esetében.
Az alapítvány főszabály szerint az alapító okirata szerinti tevékenységet végzi, és erről állít ki számlát. Ha ettől eltér, akkor kiegészíti az alapító okiratát, és a végzett tevékenységet bejelenti a NAV-nak.
A számlát tartalmazó számlatömböt, az adószám meglétét igazoló irat – jellemzően az adóbejelentkezési lap – bemutatásával, nyomtatványboltban lehet megvásárolni.
A számlatömböknek két típusa létezik:
- Az egyik a készpénzes számla, amelyet kizárólag készpénzes értékesítés, szolgáltatásnyújtás esetén kell és lehet kiállítani, az ellenérték átadásával egyidőben. Tehát megtörténik a fizetés és a számla kiállítása, átadása is.
- A másik az “átutalásos”, azaz a nem készpénzes számlatömb (elnevezése a nyomtatvány szerint: számla) használatával lehetőség van készpénzes és átutalással fizetendő számlák kiállítására is. Ezen a nyomtatványon ugyanis beírhatjuk a fizetés módját, ezért mindkét fizetési módnál alkalmazható.
A számlakibocsátási kötelezettség független az ÁFA alanyiságtól, tehát az a szervezet is köteles számlát kiállítani, amely alanyi ÁFA-mentességet választott (abban az esetben választhatta, ha az éves ÁFA-köteles bevétele nem haladja meg az 5 millió forintot) és valamilyen szolgáltatást nyújt, vagy terméket értékesít.
A számla részletes adattartalmát és a számlázás részletes szabályait az ÁFA törvény szabályozza: 2007. évi CXXVII. Törvény X. fejezet.
Fontos gyakorlati tudnivalók:
- A tagdíjról számviteli bizonylatot kell kiállítani
- A számlán nem kötelező tartalmi elem az SZJ (szolgáltatások jegyzékszáma) és VTSZ (vámtarifaszám) szám, valamint a szervezet képviselőjének aláírása
- A számlát készpénzfizetés esetén azzal egyidejűleg, egyéb esetben legkésőbb a teljesítést követő 15 napon belül kell kiállítani
- Nem lehet számlát kiállítani: az adományról, a pályázaton elnyert támogatásról
- Célszerű 3 példányos számlatömböt vásárolni, amelyből az első eredeti példány a vevőé, azaz aki a szolgáltatást igénybe veszi, terméket megvásárolja, a második példány a könyvelés bizonylata, a harmadik pedig a számlatömbben marad
- Számlatömb vásárlása esetén a nyomtatványboltban kötelező megadni a nyomtatványt vásárló szervezet nevét, címét és adószámát, valamint 2011. január 1-jétől az előbbieken túl a vevőt képviselő magánszemély nevét és adóazonosító jelét is, aki a számlatömböt a szervezetnek megvásárolja. Ezekre azért van szükség, mert a számlatömb forgalmazóknak kötelező negyedévente adatszolgáltatást teljesíteniük a számlatömb vásárlásokról az adóhivatal felé.
- A számlatömbök szigorú számadású bizonylatok, ami azt jelenti, hogy róluk külön nyilvántartást kell vezetni. A nyilvántartás tartalmazza, hogy mikor vásároltuk a számlatömböt, a tömb sorszámát tól-ig, a számlatömb felhasználásának kezdetét és végét. A betelt számlatömböt a számviteli bizonylatokra vonatkozó megőrzési ideig (8 évig) kell megőrizni. Vigyázzunk a számlatömbre, mert 2012-től elvesztése esetén az adóhivatal akár több százezer forintos bírságot is kiszabhat.
- július 1-től indul az online számlázás, azaz az adóhatóság közvetlen betekintést kap a kiállított számlákról.
Tájékoztatjuk, hogy 2018. július 1-jétől változik az áfa alanyok számlákra vonatkozó adatszolgáltatási kötelezettsége.
A befogadott számlákról teljesítendő adatszolgáltatás
Az adóértékhatár 2018. július 1-jével 100 000 forintra csökken. Az adatszolgáltatást a befogadott számlákról továbbra is az adóbevallásban kell teljesíteni.
A kiállított, illetve kibocsátott számlákról teljesítendő adatszolgáltatás 2018. július 1-jétől kötelező adatot szolgáltatni azokról a számlákról, amelyeket belföldi áfa-alany partner részére állítanak, illetve bocsátanak ki és 100 000 forint vagy annál nagyobb összegű áfát tartalmaznak. A kötelezettség kiterjed az ilyen számlát módosító, érvénytelenítő számlára is, továbbá az olyan módosító számlára, amellyel az áthárított áfa minimum 100 000 forintra nő. Saját döntése alapján adatot szolgáltathat a 100 000 forintnál kevesebb áfát tartalmazó – belföldi adóalanynak címzett – számláiról is. A számla azon adatairól kötelező adatot szolgáltatni, amelyeket a számlán, számlával egy tekintet alá eső okiraton (vagyis a módosító, érvénytelenítő számlán) az általános forgalmi adóról szóló 2007. évi CXXVII. törvény alapján kötelező szerepeltetni. Emellett a bizonylat további adatait is megadhatja.
Hogyan teljesíthető a kiállított számlákról az adatszolgáltatás?
- Regisztráció a NAV által erre a célra biztosított elektronikus felületen: A 2018. július 1-jétől induló Online Számla rendszerben az adatszolgáltatáshoz regisztrációra van szükség, amire várhatóan 2018. június második felétől nyílik lehetőség. Az elektronikus felület az adóalany egyedi azonosítását követően használható. A regisztrációt a számlakibocsátásra kötelezett adóalany nevében törvényes képviselője vagy az adóigazgatási rendtartásról szóló törvény szerinti állandó meghatalmazottja teljesítheti.
- Amennyiben a szervezet számlázó programot használ: A számlázó programmal kiállított számláról, módosító, érvénytelenítő számláról a számlázó programnak a bizonylat kiállításakor azonnal, gép-gép kapcsolat (interfész) útján automatikusan, nyilvános interneten keresztül XML formátumban kell továbbítania az adatokat a NAV rendszerébe. Az adatszolgáltatást a számla kibocsátására alkalmas számítástechnikai programnak, programfunkciónak, programmodulnak kell teljesítenie, így azoknak az adóalanyoknak, akik ilyen funkcióval rendelkező számlázó programmal rendelkeznek a regisztráción túl, lényegében további teendőjük nincs.
- Amennyiben a szervezet kézi számlákat (is) használ: A nyomdai úton előállított nyomtatvány használatával kibocsátott számla adatait a NAV által erre a célra biztosított elektronikus felületen kell rögzíteni. 500 000 forint vagy azt meghaladó összegű áthárított adó esetén a kibocsátást követő napon. Egyéb esetben a kibocsátást követő 5 napon belül.
A módosult szabályok megismerését és alkalmazását a NAV honlap Online Számla felületén lehet tájékozódni.
(Forrás: www.civilhirugynokseg.hu)